Organisation ist Ihre Stärke und Sie behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick? Dann werden Sie Teil unseres Teams und stärken Sie das Familienamt bei seiner engagierten, bürgernahen und zukunftsorientierten Arbeit im Dienste von Familien, Kindern und Jugendlichen.
Zur Unterstützung unserer Amtsleitung suchen wir ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivierte und zuverlässige Assistenz der Amtsleitung (m/w/d), die mit organisatorischem Geschick, Kommunikationsstärke und einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein dazu beiträgt, die vielfältigen Aufgaben des Amtes effizient zu koordinieren und weiterzuentwickeln.
Im Familienamt der Großen Kreisstadt Meißen ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle sachgrundlos befristet zu besetzen:
Assistenz der Amtsleitung (m, w, d)
Es handelt sich um eine befristete Vollzeitstelle mit einer regelmäßigen Arbeitszeit von bis zu 39 Wochenstunden, welche nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) in der Entgeltgruppe 6 eingruppiert ist. Die durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist ebenfalls zur Besetzung in Teilzeit geeignet und die Befristung erfolgt zunächst bis zum 31.12.2027.
Ihre Aufgaben:
- Erledigen allgemeiner Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, dazu gehören unter anderem:
Vermitteln von Telefonaten; Erteilen allgemeiner und aufgabenspezifischer Auskünfte; Abwickeln des Besucherverkehrs; Bedarfsermittlung, interne Bestellung und Ausgabe von Büromaterial; Koordinieren und Terminkontrolle des Unterschriftenumlaufes; Dokumentenmanagement im zugeordneten Bereich; Koordinieren der internen und externen Kommunikation; Aktualisieren der Homepage für den Bereich des Familienamtes; Verantwortung für das Vertragsregister und das Inventar des Amtes; Beschwerdemanagement
- Sicherstellen des organisatorischen Ablaufs im Sekretariat, dazu gehören unter anderem:
Terminmanagement für die Amtsleitung; Vor- und Nachbereiten von Besprechungen der Amtsleitung einschließlich Organisation, Nachverfolgung offener Aufgaben und Sachvorgänge; Unterstützen der Amtsleitung in verschiedenen Projekten; Organisieren und Koordinieren von Veranstaltungen, Workshops und Meetings
- Sachbearbeitung im Zusammenhang mit Ganztagsangeboten an Schulen:
zentrale Ansprechperson, insbesondere Verantwortung für die Vertragserstellung, Auftrags- und Fördermittelverwaltung
Eine Anpassung des Aufgabenfeldes bleibt vorbehalten.
Unsere Erwartungen:
- abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m, w, d) oder kaufmännische Ausbildung;
- Kenntnisse bereichsspezifischer Verwaltungsprozesse und -vorschriften, Vertrags- und Haushaltswesen;
- mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, bevorzugt in einer öffentlichen Verwaltung oder in einer Position, die eine enge
- ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit;
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit;
- proaktive Arbeitsweise;
- Flexibilität und Belastbarkeit
Wir bieten Ihnen:
Für diese interessante, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit bieten wir ein sachgrundlos befristetes Beschäftigungsverhältnis, vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und alle Vorteile der (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. eine jährliche Sonderzahlung, die Zahlung von vermögenswirksamen Leistungen, Urlaubsanspruch in Höhe von 30 Tagen pro Kalenderjahr, eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung sowie Fahrradleasing im Rahmen einer Entgeltumwandlung und Vergünstigungen im ÖPNV mittels Jobticket. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist durch flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung sowie Möglichkeiten des mobilen Arbeitens gewährleistet. Im Zuge unserer Gesundheitsförderung wird unter anderem ein Kostenzuschuss für eine Bildschirmbrille angeboten sowie die Teilnahme an regelmäßig stattfindenden Gesundheitstagen ermöglicht.